Gdzie przechowuje się świadectwo energetyczne i jak je zweryfikować? CRCEB, ważność i aktualizacja po modernizacji

Gdzie i w jakiej formie przechowywać certyfikat energetyczny?

Certyfikat energetyczny (świadectwo charakterystyki energetycznej) to dokument wymagany dla budynku lub lokalu mieszkalnego w określonych sytuacjach – przede wszystkim przy sprzedaży lub wynajmie nieruchomości. W praktyce występuje on w dwóch formach: papierowej oraz elektronicznej (PDF). Każdy właściciel nieruchomości powinien zadbać o odpowiednie przechowywanie świadectwa, aby w razie potrzeby móc je łatwo przekazać nabywcy lub najemcy.

Forma papierowa: Tradycyjnie świadectwo sporządzane jest jako dokument papierowy, opatrzony unikalnym numerem nadanym w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków (CRCEB) oraz własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej, która je sporządziła. Papierowy oryginał warto przechowywać razem z innymi ważnymi dokumentami dotyczącymi nieruchomości (np. akt notarialny, dokumentacja techniczna). Dobrze jest zabezpieczyć go przed zniszczeniem – przechowywać w teczce lub segregatorze, z dala od wilgoci i światła. Jeśli nieruchomość jest częścią większego budynku (np. lokal w bloku mieszkalnym), kopię takiego certyfikatu może przechowywać także zarządca budynku lub wspólnota mieszkaniowa, zwłaszcza gdy świadectwo dotyczy całego budynku. W przypadku budynków wielorodzinnych często sporządza się świadectwa zarówno dla całego budynku, jak i oddzielnie dla poszczególnych lokali, zgodnie z wymogami prawa. Zarządca może więc posiadać świadectwo budynku w swojej dokumentacji, jednak przy sprzedaży lub wynajmie konkretnego mieszkania to właściciel lokalu musi przekazać aktualne świadectwo dotyczące tego lokalu.

Forma elektroniczna (PDF): Od 28 kwietnia 2023 r. w wyniku nowelizacji przepisów dopuszczalne jest także otrzymanie świadectwa charakterystyki energetycznej w formie elektronicznej. Taki e-dokument jest opatrzony numerem z centralnego rejestru oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym (profil zaufany) lub podpisem osobistym (e-dowód) osoby uprawnionej. Elektroniczny certyfikat energetyczny można bezpiecznie przechowywać na komputerze lub w chmurze – warto jednak zadbać o kopie zapasowe. Najlepiej zapisać plik PDF w kilku miejscach (np. dysk twardy, pendrive, chmura internetowa), aby uniknąć utraty w razie awarii sprzętu. Nazewnictwo plików powinno być czytelne – np. Swiadectwo_energetyczne_[adres]_2025.pdf – co ułatwi szybkie odnalezienie dokumentu. Warto również wydrukować kopię takiego świadectwa i przechowywać ją podobnie jak oryginał papierowy, zwłaszcza jeśli planujemy w najbliższym czasie transakcję sprzedaży lub najmu.

Dostęp i bezpieczeństwo: Certyfikat energetyczny zawiera wrażliwe dane dotyczące zużycia energii budynku, dlatego powinien być udostępniany tylko osobom, które muszą go otrzymać. Należą do nich przede wszystkim nabywcy lub najemcy nieruchomości, a także ewentualnie notariusz sporządzający akt notarialny sprzedaży (notariusz nie zatrzymuje świadectwa, ale odnotowuje fakt jego przekazania). Właściciel nieruchomości nie ma obowiązku udostępniania certyfikatu publicznie, za wyjątkiem szczególnych przypadków budynków użyteczności publicznej (gdzie świadectwo powinno być wywieszone w widocznym miejscu, jeśli dotyczy np. urzędu o dużej powierzchni). Na co dzień najlepiej przechowywać dokument w sposób zapewniający łatwy dostęp w razie kontroli lub potrzeby okazania – np. trzymać skan w poczcie e-mail lub na dysku internetowym, aby móc szybko przesłać go zainteresowanej osobie, oraz mieć pod ręką oryginał przy finalizacji umowy. Poprzedni właściciel, po sprzedaży nieruchomości, powinien przekazać oryginał świadectwa nowemu właścicielowi, natomiast dla własnych archiwów może zachować kopię (skan) potwierdzającą, że w momencie zbycia dokument istniał i został wydany. Nowy właściciel lub najemca natomiast powinien od tego momentu traktować świadectwo jak część dokumentacji nieruchomości i przechowywać je przez okres ważności (10 lat, o ile nie zajdą okoliczności skracające ten okres – o czym niżej).

Centralny Rejestr Charakterystyki Energetycznej Budynków (CRCEB)

Centralny Rejestr Charakterystyki Energetycznej Budynków (CRCEB) to rządowa baza danych prowadzona pod nadzorem Ministerstwa Rozwoju i Technologii (MRiT), służąca ewidencji zarówno wystawionych świadectw energetycznych, jak i osób posiadających uprawnienia do ich sporządzania. Rejestr ten został utworzony na mocy ustawy o charakterystyce energetycznej budynków z 29 sierpnia 2014 r. i ma na celu zapewnienie spójnego systemu oceny efektywności energetycznej budynków w Polsce oraz transparentności informacji dla rynku nieruchomości.

Zakres danych w CRCEB: W centralnym rejestrze gromadzone są m.in.: – Wykaz świadectw charakterystyki energetycznej – czyli lista wszystkich świadectw wprowadzonych do systemu, wraz z podstawowymi informacjami (numer, adres budynku/lokalu, daty wystawienia i ważności oraz kluczowe wskaźniki energetyczne). – Wykaz osób uprawnionych – lista audytorów energetycznych i innych specjalistów posiadających uprawnienia do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej. Każda osoba, która pomyślnie przejdzie wymagane szkolenia lub studia i zda egzamin (bądź posiada odpowiednie uprawnienia budowlane), uzyskuje wpis na tę listę i otrzymuje indywidualny identyfikator do logowania w systemie. MRiT udostępnia ten wykaz publicznie – każdy może sprawdzić, czy dana osoba figuruje w rejestrze osób uprawnionych, co pozwala zweryfikować jej kwalifikacje. Wykaz ten stanowi wiarygodne źródło informacji o specjalistach posiadających uprawnienia. – Inne wykazy – m.in. osób uprawnionych do kontroli systemów ogrzewania/chłodzenia oraz wykaz dużych budynków publicznych (powyżej 250 m²) objętych obowiązkiem posiadania certyfikatu na miejscu.

CRCEB działa w formie systemu teleinformatycznego – uprawnione osoby sporządzające świadectwa logują się do niego i tam tworzą świadectwo w formie elektronicznej. System nadaje każdemu nowemu świadectwu unikalny numer identyfikacyjny. Ważne: Od kwietnia 2023 r. obowiązuje zasada, że świadectwo musi być sporządzone za pośrednictwem tego systemu – dokumenty wykonane poza systemem i niezgłoszone do rejestru są uznawane za nieważne, a osobie, która by tak postąpiła, grozi nawet utrata uprawnień. Dlatego na każdym prawidłowo wykonanym świadectwie znajdziemy oświadczenie osoby sporządzającej, że dokument został wpisany do centralnego rejestru.

Numer świadectwa i jego znaczenie: Numer nadany w CRCEB ma format zawierający skrót (np. „SCHE”) oraz ciąg cyfr, ukośników i rok – pozwala on jednoznacznie zidentyfikować dokument. Przykładowo numer może wyglądać tak: SCHE/12345/23/2025 (to tylko przykład formatu). Ten numer jest kluczowy przy weryfikacji autentyczności świadectwa – dzięki niemu oraz danym adresowym można w rejestrze odszukać informacje o danym certyfikacie.

Rola Ministerstwa Rozwoju i Technologii: MRiT jako organ nadzorujący system dba o aktualność i poprawność danych w CRCEB. Ministerstwo prowadzi również weryfikacje wyrywkowe poprawności świadectw oraz rozpatruje ewentualne skargi dotyczące nierzetelnie sporządzonych dokumentów. W skrajnych przypadkach, gdy stwierdzone zostaną rażące błędy lub złamanie procedur (np. niewprowadzenie świadectwa do systemu), minister może wykreślić osobę z listy uprawnionych. MRiT prowadzi także publiczną stronę informacyjną, gdzie można znaleźć materiały dotyczące świadectw oraz aktualne podstawy prawne (ustawa z 29 sierpnia 2014 r. z późn. zmianami oraz stosowne rozporządzenia).

Warto zaznaczyć, że CRCEB ma na celu nie tylko spełnienie obowiązków ustawowych, ale także ułatwienie dostępu do informacji o charakterystykach energetycznych budynków. Potencjalni inwestorzy, nabywcy czy najemcy mogą dzięki rejestrowi zyskać wgląd w efektywność energetyczną interesującej ich nieruchomości – oczywiście w granicach dostępnych publicznie danych. Publiczny interfejs rejestru (dostępny online) umożliwia wyszukanie świadectwa po adresie nieruchomości lub numerze świadectwa i uzyskanie podstawowych informacji, co opisujemy w kolejnym punkcie.

Jak zweryfikować świadectwo charakterystyki energetycznej?

Weryfikacja świadectwa energetycznego jest istotna z punktu widzenia nabywcy lub najemcy – pozwala upewnić się, że przedstawiony dokument jest autentyczny, aktualny i został sporządzony przez osobę o odpowiednich uprawnieniach. Aby zweryfikować certyfikat energetyczny, warto przejść przez następujące kroki:

Sprawdzenie wpisu w centralnym rejestrze: Pierwszym krokiem powinno być upewnienie się, że dane świadectwo widnieje w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków. Na rządowej stronie rejestru dostępny jest wykaz świadectw, gdzie można wyszukać dokument według adresu budynku lub numeru świadectwa. Wystarczy wprowadzić adres (np. miejscowość, ulica, numer domu/lokalu) – jeśli dla danej nieruchomości zarejestrowano świadectwo, system je odnajdzie i wyświetli podstawowe informacje: numer dokumentu, datę wystawienia oraz datę ważności. Dzięki temu łatwo zweryfikować, czy przedstawiony nam certyfikat rzeczywiście istnieje w bazie państwowej i czy np. nie stracił już ważności. Uwaga: W publicznym wykazie nie zobaczymy pełnej treści świadectwa ani wszystkich danych technicznych – dostępne są jedynie kluczowe parametry i daty, co wynika z ochrony prywatności (nikt nie chciałby, aby dowolna osoba mogła przeglądać szczegółowe dane energetyczne jego domu). Jeśli jednak świadectwo w ogóle nie widnieje w rejestrze, jest to sygnał alarmowy – może oznaczać, że dokument jest nieautentyczny lub sporządzony niezgodnie z przepisami.
Weryfikacja osoby sporządzającej: Każde świadectwo charakterystyki energetycznej zawiera informacje o osobie, która je sporządziła – zazwyczaj imię i nazwisko, numer uprawnień (jeśli posiada uprawnienia budowlane) lub numer wpisu do rejestru, oraz podpis. Należy sprawdzić, czy ta osoba znajduje się w wykazie osób uprawnionych prowadzonym przez Ministerstwo Rozwoju i Technologii. W praktyce można to zweryfikować online (na stronie CRCEB jest sekcja z listą uprawnionych) lub żądając okazania przez tę osobę certyfikatu uprawnień. Ministerialny wykaz pozwala upewnić się, że audytor energetyczny rzeczywiście ma wymagane kwalifikacje i wpis do rejestru. Warto to sprawdzić szczególnie wtedy, gdy świadectwo było zamawiane u mało znanej osoby lub firmy – niestety zdarzały się przypadki oferowania “lewych” świadectw przez nieuprawnione podmioty, zwłaszcza odkąd wzrósł popyt po wprowadzeniu nowych przepisów w 2023 r.
Weryfikacja podpisu i formy dokumentu: Autentyczne świadectwo musi być odpowiednio podpisane przez osobę uprawnioną. W przypadku formy papierowej oznacza to własnoręczny podpis (często wraz z pieczątką imienną) na wydruku dokumentu. W przypadku formy elektronicznej – dokument PDF powinien posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany lub podpis osobisty wystawcy. Taki podpis można zweryfikować np. za pomocą czytnika PDF lub dedykowanych narzędzi (kwalifikowany podpis powinien być ważny i należeć do wskazanej osoby). Jeśli otrzymaliśmy plik PDF, możemy sprawdzić szczegóły certyfikatu podpisu – kto go wystawił i czy jest ważny. Gdy mamy tylko wydruk PDF-a, upewnijmy się, że na wydruku widnieje informacja o elektronicznym podpisie (często jest to osobna strona lub adnotacja z pieczęcią elektroniczną). Uwaga: Kopia lub skan świadectwa nie ma mocy oryginału, jeśli nie zawiera prawidłowego podpisu. Dlatego przy finalizacji transakcji najlepiej żądać oryginału dokumentu (bądź wydruku opatrzonego kwalifikowanym e-podpisem). Notariusz przy akcie notarialnym sprzedaży zapyta strony o przekazanie świadectwa – brak dokumentu może skutkować pouczeniem o karze. Z kolei najemcy powinni otrzymać przynajmniej kopię lub wydruk świadectwa; dobrą praktyką jest potwierdzenie odbioru (np. podpisem na egzemplarzu umowy najmu).
Sprawdzenie podstawowych danych i spójności informacji: Rzucenie okiem na zawartość merytoryczną świadectwa również może nam pomóc ocenić jego wiarygodność. Na dokumencie powinny znajdować się m.in.: adres i opis budynku/lokalu, rok oddania do użytku lub modernizacji, dane techniczne (powierzchnia użytkowa, kubatura), wyszczególnione instalacje (ogrzewanie, ciepła woda, wentylacja, ewentualnie chłodzenie) oraz oczywiście wyniki obliczeń energetycznych. Brak istotnych elementów (np. brak uwzględnienia dachu w przypadku domu jednorodzinnego) może sugerować błąd lub niedbałość. Każde świadectwo zawiera także zalecenia dotyczące możliwych usprawnień energooszczędnych w budynku – warto sprawdzić, czy dokument je posiada. Dodatkowo, zweryfikujmy datę sporządzenia i datę ważności – świadectwo jest ważne maksymalnie 10 lat, chyba że utraci ważność wcześniej z powodu modernizacji (o czym w następnym rozdziale). Jeśli data ważności minęła lub wkrótce mija, dokument nie spełnia wymogu aktualności.

W przypadku jakichkolwiek wątpliwości co do poprawności otrzymanego świadectwa, istnieją dwie drogi działania: można złożyć wniosek do ministerstwa o weryfikację świadectwa (usługa bezpłatna, choć czas oczekiwania nawet do 12 miesięcy) lub skorzystać z płatnej usługi niezależnego audytora, który sprawdzi i porówna wyniki. Ministerstwo w ramach weryfikacji może stwierdzić błędy i nawet ukarać sporządzającego (np. skreślając go z listy uprawnionych), jednak nie wydaje nowego świadectwa ani nie zapewnia odszkodowania – przekazuje jedynie raport z ewentualnymi nieprawidłowościami. Dlatego dla bieżących potrzeb transakcyjnych kluczowe jest samodzielne sprawdzenie autentyczności i ważności dokumentu przed sfinalizowaniem umowy.

Kiedy należy zaktualizować świadectwo energetyczne?

Świadectwo charakterystyki energetycznej jest ważne przez 10 lat od dnia jego sporządzenia. Istnieją jednak sytuacje, w których certyfikat traci ważność przed upływem tego okresu i zachodzi potrzeba jego aktualizacji (czyli zamówienia nowego świadectwa). Zgodnie z przepisami świadectwo straci ważność wcześniej, jeżeli w budynku lub jego części przeprowadzone zostaną istotne roboty budowlano-instalacyjne wpływające na charakterystykę energetyczną. Mówiąc prościej – każda poważna modernizacja energetyczna budynku oznacza, że dotychczasowe świadectwo może już nie odzwierciedlać stanu faktycznego i należy sporządzić nowe.

Do typowych zmian, po których należy zaktualizować świadectwo, należą:

– Docieplenie budynku – np. ocieplenie ścian zewnętrznych, dachu czy stropu. Taka termomodernizacja znacząco obniża zapotrzebowanie na energię do ogrzewania, co poprawia wskaźniki energetyczne. Poprzednie świadectwo (sprzed ocieplenia) będzie zawyżać zużycie energii, więc po wykonaniu prac ociepleniowych warto sporządzić nowy certyfikat, który wykaże lepszą efektywność.

– Wymiana okien lub drzwi na bardziej energooszczędne. Nowsze okna o niższym współczynniku przenikania ciepła również wpływają na bilans energetyczny budynku. To także przykład modernizacji, po której wcześniejsze świadectwo staje się nieaktualne (wymiana okien to wprost wymieniony w ustawie przypadek wymagający nowego świadectwa).

– Wymiana lub modernizacja źródła ogrzewania – np. zastąpienie starego kotła węglowego nowoczesnym kotłem gazowym, pompą ciepła czy podłączenie do sieci ciepłowniczej. Zmiana systemu grzewczego drastycznie zmienia zużycie energii końcowej i pierwotnej (inne paliwo, inna sprawność), a więc i charakterystykę energetyczną budynku. Podobnie wymiana systemu przygotowania ciepłej wody użytkowej (np. instalacja solarów, pompy ciepła do CWU) będzie wpływać na zapotrzebowanie na energię.

– Montaż odnawialnych źródeł energii (OZE) – np. instalacja paneli fotowoltaicznych na dachu budynku, montaż kolektorów słonecznych czy przydomowej turbiny wiatrowej. Dodanie OZE oznacza, że część energii jest produkowana z odnawialnych źródeł na miejscu, co obniża zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną (EP) oraz zwiększa udział OZE. Stare świadectwo bez uwzględnienia tych instalacji nie odda więc rzeczywistych parametrów po modernizacji.

– Zmiana przeznaczenia lub sposobu użytkowania budynku (lub lokalu) – np. z budynku mieszkalnego na usługowy, z mieszkania na biuro itp. Różne przeznaczenia oznaczają odmienne standardowe założenia co do użytkowania (np. inne temperatury wewnętrzne, inne zużycie energii na oświetlenie czy wentylację). Jeśli więc budynek lub lokal zmienił funkcję, certyfikat powinien zostać sporządzony od nowa, aby uwzględnić te zmiany.

Wszystkie powyższe sytuacje powodują, że dotychczasowe świadectwo przestaje być ważne z mocy prawa (nawet jeśli formalnie nie minęło 10 lat). Właściciel powinien wtedy zamówić wykonanie nowego świadectwa po zakończeniu modernizacji. Ma to nie tylko znaczenie prawne (przy ewentualnej sprzedaży lub najmie i tak będzie wymagany aktualny dokument), ale też praktyczne – pokazuje faktyczną efektywność energetyczną po ulepszeniach. Nowy certyfikat zwykle wykaże poprawę wskaźników: niższe roczne zapotrzebowanie na energię, mniejsze emisje CO₂, wyższy udział OZE, co może korzystnie wpłynąć na postrzeganą wartość nieruchomości oraz komfort użytkowania. Wprowadzone ulepszenia nierzadko przekładają się bowiem na niższe rachunki za ogrzewanie i energię, co świadectwo powinno odzwierciedlać.

Nowelizacja przepisów a obowiązek aktualizacji: Wspomniana nowelizacja ustawy (28.04.2023) podkreśliła znaczenie posiadania aktualnego świadectwa. Wprost wskazano, że obowiązek ten dotyczy również sytuacji przeprowadzenia znaczących remontów wpływających na charakterystykę energetyczną. Oznacza to, że właściciele budynków są zobowiązani do zadbania o nowe świadectwo nie tylko przy transakcji, ale także po zakończeniu remontu termomodernizacyjnego. Jest to logiczne – rząd chce w ten sposób monitorować i promować poprawę efektywności energetycznej budynków.

Związek z programem „Czyste Powietrze”: Program Czyste Powietrze (oraz inne podobne dotacje, np. ulgi termomodernizacyjne) często wymagają wykazania poprawy standardu energetycznego budynku w wyniku inwestycji. Choć podstawowym dokumentem bywa audyt energetyczny (przed i po termomodernizacji) lub specjalny raport, to świadectwo energetyczne również bywa wymagane lub przydatne przy rozliczeniu dotacji. Na przykład w programie Czyste Powietrze beneficjent musi potwierdzić osiągnięcie określonego efektu ekologicznego – aktualne świadectwo energetyczne może służyć jako oficjalne potwierdzenie osiągnięcia zamierzonych efektów ekologicznych po zakończonej modernizacji. W praktyce, przed rozpoczęciem prac zaleca się wykonać audyt lub świadectwo energetyczne w stanie wyjściowym, a po ich zakończeniu – nowe świadectwo, które pokaże różnicę w zużyciu energii. Dla właściciela jest to jasna informacja, o ile udało się poprawić charakterystykę budynku (np. spadek wartości EP ze 180 kWh/m²rok do 100 kWh/m²rok itp.), a dla instytucji dotującej – dowód, że środki wydano efektywnie. Podsumowując, każda większa modernizacja prosi się o aktualizację świadectwa – nie tylko z powodu przepisów, ale i z korzyścią dla samego właściciela, który zyskuje dokument potwierdzający wzrost efektywności energetycznej i potencjalnie wartości nieruchomości.

Dane w świadectwie – co właściciel powinien rozumieć?

Świadectwo charakterystyki energetycznej zawiera szereg danych i wskaźników, które na pierwszy rzut oka mogą wydawać się skomplikowane. Właściciel (a także nabywca czy najemca) powinien jednak rozumieć podstawowe informacje z certyfikatu, gdyż mówią one wiele o zużyciu energii w budynku i przewidywanych kosztach jego użytkowania. Główne elementy, na które warto zwrócić uwagę, to:

Roczne zapotrzebowanie na energię użytkową (EU) – jest to ilość energii potrzebnej do zaspokojenia potrzeb użytkowników budynku w ciągu roku, na poziomie wykorzystania końcowego. Mówiąc prościej, energia użytkowa to ta, którą rzeczywiście potrzebuje budynek do ogrzewania pomieszczeń, wentylacji, chłodzenia oraz przygotowania ciepłej wody użytkowej (a w budynkach niemieszkalnych także oświetlenia). Wskaźnik EU wyrażany jest w kWh na metr kwadratowy rocznie [kWh/(m²·rok)]. Im lepiej ocieplony budynek, sprawniejsza wentylacja i efektywniejsze instalacje, tym niższe EU – czyli budynek potrzebuje mniej energii do zapewnienia komfortu.
Roczne zapotrzebowanie na energię końcową (EK) – to ilość energii, jaką trzeba dostarczyć do budynku ze źródeł zewnętrznych (np. z sieci elektrycznej, gazu, węgla, drewna) w ciągu roku, aby pokryć potrzeby na ogrzewanie, ciepłą wodę, wentylację, chłodzenie itp. [kWh/(m²·rok)]. Energia końcowa uwzględnia sprawność systemów. Przykładowo, jeśli budynek potrzebuje 50 kWh/m² energii użytkowej na ogrzanie, a kocioł ma sprawność 80%, to energia końcowa będzie większa (bo trzeba dostarczyć więcej, uwzględniając straty). EK jest zawsze równe lub wyższe od EU. Ten wskaźnik przekłada się bezpośrednio na rachunki za energię – jeśli znamy EK oraz ceny nośników (np. gazu, prądu), możemy oszacować roczny koszt eksploatacji budynku.
Roczne zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną (EP) – to kluczowy wskaźnik polityki energetycznej. Oznacza ilość energii pierwotnej (uwzględniając zużycie surowców i udział energii odnawialnej) potrzebnej do zaspokojenia potrzeb budynku [kWh/(m²·rok)]. Wskaźnik EP ważony jest współczynnikami – energia z nieodnawialnych źródeł (jak węgiel, gaz z sieci) obciąża bilans bardziej, natomiast energia z OZE mniej. EP jest tym niższe, im bardziej efektywny budynek i im większy udział czystych źródeł. Polski system wymaga spełnienia określonych maksymalnych wartości EP dla nowych budynków, stąd w świadectwie często podaje się również wartość referencyjną EP dla nowego budynku (według Warunków Technicznych) – pozwala to ocenić, czy analizowany budynek jest lepszy czy gorszy od aktualnych standardów. Dla budynków istniejących EP bywa dość wysoki, ale modernizacje mogą go sukcesywnie obniżać.
Udział odnawialnych źródeł energii (% OZE) – informacja jaki procent energii końcowej pokrywany jest przez odnawialne źródła (np. solary, fotowoltaika, biomasa). Jeśli np. dom ma fotowoltaikę produkującą 20% zużywanej energii, świadectwo wykaże 20% udziału OZE. Dla budynków bez własnych OZE udział ten będzie 0%. Wyższy udział oznacza mniejszą zależność od paliw kopalnych i niższe emisje CO₂.
Jednostkowa emisja CO₂ – często wyrażana w kgCO₂/(m²·rok). Mówi, ile dwutlenku węgla jest emitowane rocznie w związku ze zużyciem energii przez budynek (ogrzewanie, prąd, ciepła woda). Im niższa emisja, tym bardziej przyjazny dla środowiska jest budynek. Ten wskaźnik jest powiązany z EP (bo to głównie energia pierwotna z paliw kopalnych generuje CO₂). Od 28 kwietnia 2023 r. podawanie wartości emisji CO₂ stało się obowiązkowe m.in. w ogłoszeniach o sprzedaży lub najmie – co podkreśla wagę aspektu ekologicznego.
Klasa energetyczna budynku (jeśli podana): Obecnie polskie świadectwa nie muszą zawierać klasy energetycznej w formie literowej (A, B, C… G) – prawo jeszcze tego jednoznacznie nie wymaga, choć trwają prace nad ujednoliceniem systemu klas od 2026 roku. Niemniej jednak wiele osób i firm posługuje się pojęciem klasy energetycznej dla ułatwienia interpretacji. Klasa jest zazwyczaj przypisywana na podstawie wartości EP: przykładowo klasa A dla bardzo niskiego EP, a klasa G dla bardzo wysokiego (energochłonnego) budynku. Często skala bywa zbliżona do skali sprzętu AGD, gdzie A to najlepsza efektywność. Dla orientacji – nowoczesne domy pasywne mogłyby mieć klasę A+ lub A, typowy nowy dom spełniający minimum przepisów może odpowiadać klasie B, starsze nieocieplone domy – klasy E czy F. Jeśli na świadectwie taka klasa jest uwzględniona graficznie (np. kolorowy słupek ze strzałką), warto ją odczytać jako podsumowanie ogólnej efektywności: wyższa klasa = niższe koszty eksploatacji i lepsza izolacyjność budynku. Trzeba jednak mieć na uwadze, że oficjalnie liczą się konkretne wskaźniki, a nie symbol literowy, który bywa dodawany informacyjnie.

Właściciel powinien przede wszystkim zrozumieć, co dane liczby oznaczają dla jego budżetu i komfortu. Dzięki informacjom zawartym w świadectwie może on określić orientacyjne roczne zużycie energii, a tym samym oszacować koszt utrzymania budynku związany ze zużyciem energii. Przykładowo, jeśli z certyfikatu wynika, że energia końcowa EK to 120 kWh/m²rok dla ogrzewania i ciepłej wody, a dom ma 150 m², to rocznie zużyje około 18 000 kWh. Wiedząc, czym ogrzewamy (np. gazem ziemnym) i znając cenę za kWh gazu, można wyliczyć przybliżony koszt ogrzewania. Podobnie, porównując EP z wymaganiami prawnymi, można ocenić, czy budynek jest lepszy niż standard (jeśli EP naszego domu jest niższe niż dopuszczalne dla nowych budynków – to bardzo dobrze) czy też dużo gorszy (wysoki EP sugeruje możliwość oszczędności przy modernizacji). Świadectwo zawiera też zalecenia – np. docieplenie poddasza, wymianę kotła – które wskazują właścicielowi najbardziej efektywne sposoby poprawy klasy energetycznej budynku. Rozumiejąc dane w świadectwie, właściciel może podejmować świadome decyzje: czy inwestować w termomodernizację, jak budynek wypada na tle innych, jak argumentować cenę przy sprzedaży (dom o świetnych parametrach energetycznych to atut, który warto podkreślić kupującym).

Podsumowując, najważniejsze dla właściciela są trzy liczby: EU, EK i EP – bo one mówią o efektywności energetycznej nieruchomości i kosztach zużycia energii. Dodatkowo patrzymy na okres ważności świadectwa i ewentualną klasę energetyczną. Im niższe zapotrzebowanie na energię i im wyższa klasa, tym lepiej – to oznacza niższe rachunki i wyższą wartość budynku na rynku.

Checklista: przekazywanie świadectwa przy sprzedaży lub wynajmie

Przy sprzedaży lub wynajmie nieruchomości posiadanie i przekazanie aktualnego świadectwa energetycznego jest obowiązkowe (kupujący lub najemca nie może się zrzec otrzymania świadectwa). Poniżej znajduje się praktyczna lista kontrolna, która pomoże właścicielowi lub inwestorowi dopełnić wszystkich formalności związanych ze świadectwem energetycznym:

Sprawdź ważność świadectwa zanim wystawisz ofertę sprzedaży/najmu. Upewnij się, że posiadasz ważne świadectwo dla sprzedawanego budynku lub lokalu (ważne = wydane nie dawniej niż 10 lat temu i niezdezaktualizowane przez modernizację). Jeśli świadectwo straciło ważność lub nigdy nie było sporządzone (np. dla starszego domu użytkowanego dotąd tylko „na własny użytek”), zleć wykonanie nowego świadectwa przed wystawieniem nieruchomości na sprzedaż czy do wynajęcia. Od 28 kwietnia 2023 r. ogłoszenia o sprzedaży lub wynajmie muszą zawierać dane ze świadectwa (wskaźniki EU, EK, EP, % OZE, CO₂), co praktycznie wymusza posiadanie ważnego dokumentu już na etapie reklamy oferty. Przygotuj więc certyfikat odpowiednio wcześnie.
Zamów uprawnionego specjalistę i zachowaj dokumentację. Sporządzenie świadectwa zlecaj wyłącznie osobie z uprawnieniami (sprawdź wpis w rejestrze MRiT). Po wykonaniu usługi otrzymasz świadectwo – w formie papierowej (oryginał z podpisem) lub elektronicznej (plik PDF z e-podpisem). Zachowaj dowód zlecenia i fakturę – to potwierdzenie, że dopełniłeś obowiązku. Pamiętaj, że deweloper sprzedający nowy lokal musi przekazać świadectwo zarówno dla lokalu, jak i dla całego budynku, a inwestor oddający nowy budynek do użytkowania od 28.04.2023 musi dołączyć świadectwo do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub wniosku o pozwolenie na użytkowanie. Upewnij się, że posiadasz komplet wymaganych świadectw.
Przekazanie świadectwa nabywcy przy sprzedaży (akt notarialny): Przy finalizacji sprzedaży domu lub mieszkania przekaż oryginał świadectwa kupującemu najpóźniej w momencie podpisywania umowy sprzedaży u notariusza. Notariusz ma ustawowy obowiązek odnotować w akcie notarialnym, że świadectwo zostało przekazane, albo – jeśli tak się nie stało – pouczyć sprzedającego o obowiązku oraz karze grzywny za niewywiązanie się. Aby uniknąć nieporozumień, przygotuj dwa egzemplarze: oryginał dla kupującego oraz kopię dla siebie. W akcie notarialnym znajdzie się stosowny zapis, co stanowi formalne potwierdzenie przekazania dokumentu. Nie ryzykuj – brak świadectwa może skutkować karą finansową zarówno dla sprzedającego, jak i dla inwestora (np. dewelopera), według przepisów prawa budowlanego i ustawy o charakterystyce energetycznej budynków.
Przekazanie świadectwa przy wynajmie nieruchomości: W przypadku zawierania umowy najmu właściciel (wynajmujący) ma obowiązek przekazać najemcy kopię świadectwa energetycznego lokalu lub budynku. Najlepiej dołączyć kopię świadectwa do umowy najmu jako załącznik lub zawrzeć w treści umowy zapis, że najemca otrzymał kopię świadectwa charakterystyki energetycznej w dniu podpisania umowy. Jest to dobra praktyka dokumentacyjna – chroni wynajmującego w razie sporu co do dopełnienia obowiązku. Oryginał warto zachować u siebie (zwłaszcza jeśli planujemy wielokrotnie wynajmować tę nieruchomość kolejnym najemcom), ale najemca powinien mieć możliwość zapoznania się z dokumentem i zatrzymać jego kopię.
Forma przekazania – papier czy elektronicznie: Ustal z drugą stroną, w jakiej formie przekażesz świadectwo. Dla kupującego nieruchomość zwykle przekazuje się wydruk papierowy (jeśli świadectwo było elektroniczne, można wydrukować podpisany plik lub przekazać sam plik elektronicznie – ważne by kupujący potwierdził odbiór). Dla najemcy, często wygodniej jest przesłać certyfikat emailem (PDF) lub dać kserokopię. Ważne, aby każda ze stron otrzymała czytelną i kompletną kopię dokumentu z wszystkimi stronami. W przypadku formy elektronicznej, upewnij się, że najemca wie jak zweryfikować podpis elektroniczny lub dostarcz również wydruk informacyjny.
Dobra praktyka – archiwizacja: Zarówno poprzedni właściciel, jak i nowy właściciel powinni archiwizować świadectwo. Sprzedający po transakcji może zachować skan jako dowód (choć prawnie nie jest to wymagane, może się przydać np. do wykazania w przyszłości, że obowiązek został spełniony). Nabywca natomiast powinien przechowywać oryginał wraz z dokumentami nieruchomości przez cały okres ważności świadectwa. Przy kolejnej sprzedaży lub wynajmie to on będzie zobowiązany przekazać aktualne świadectwo następnej stronie. Jeśli w międzyczasie świadectwo wygaśnie, nabywca będzie musiał zlecić nowe – dlatego warto wiedzieć do kiedy obecny dokument jest ważny i czy ewentualne planowane remonty nie spowodują konieczności aktualizacji.
Kara za brak świadectwa: Miej świadomość, że brak przekazania świadectwa to nie tylko kwestia niedopełnienia formalności – grozi za to kara grzywny. Zgodnie z ustawą, jeśli właściciel (lub zbywca, wynajmujący) nie dostarczy świadectwa, może zostać ukarany mandatem sądowym. W interesie właściciela jest więc dopilnowanie tego obowiązku, tym bardziej że posiadanie świadectwa jest stosunkowo niewielkim wysiłkiem w porównaniu do konsekwencji finansowych kary oraz potencjalnego spadku wiarygodności w oczach kupującego/najemcy.

Na koniec warto dodać, że świadectwo charakterystyki energetycznej to dokument służący wszystkim stronom transakcji – informuje i chroni. Kupujący lub najemca zyskuje wiedzę o przewidywanych kosztach użytkowania lokalu i jego efektywności, zaś sprzedający czy wynajmujący wywiązuje się z obowiązku i buduje zaufanie. Dobrze zorganizowane przechowywanie i przekazywanie certyfikatu energetycznego to element szerszej dbałości o transparentność i zgodność z przepisami w obrocie nieruchomościami. Zachowanie porządku w dokumentach, regularna aktualizacja świadectwa po modernizacjach i świadome korzystanie z danych, jakie ono zawiera, leży w interesie właściciela – przekłada się na wyższą wartość nieruchomości oraz większe bezpieczeństwo transakcji.

Świadectwo charakterystyki energetycznej (tzw. certyfikat energetyczny) to dokument opisujący zapotrzebowanie budynku lub lokalu na energię niezbędną do jego użytkowania. Określa m.in. roczne zużycie energii na ogrzewanie, wentylację, przygotowanie ciepłej wody użytkowej oraz chłodzenie (a dla budynków niemieszkalnych także oświetlenie). Dzięki temu nabywca, najemca lub użytkownik może oszacować przyszłe koszty eksploatacyjne oraz poznać klasę energetyczną budynku. Świadectwo jest ważne 10 lat, o ile w międzyczasie nie przeprowadzono modernizacji wpływających na charakterystykę energetyczną (np. docieplenie, wymiana okien, źródła ciepła) – wtedy należy sporządzić nowy dokument. Podstawy prawne reguluje ustawa z dnia 29 sierpnia 2014 r. o charakterystyce energetycznej budynków wraz z nowelizacją z 28 kwietnia 2023 r..

Obowiązek posiadania certyfikatu energetycznego przy sprzedaży i wynajmie

Kiedy wymagane jest świadectwo przy transakcji? Zgodnie z przepisami, ważne świadectwo energetyczne jest obowiązkowe w momencie sprzedaży lub wynajmu nieruchomości. Właściciel (lub zarządca) musi zapewnić sporządzenie świadectwa charakterystyki energetycznej dla budynku lub części budynku (lokalu) przed zawarciem umowy sprzedaży albo najmu. Dotyczy to zarówno domu jednorodzinnego czy całego budynku, jak i mieszkania stanowiącego część budynku – przepisy stosuje się identycznie do budynku lub lokalu. Nie ma znaczenia rok budowy – obowiązek posiadania świadectwa obejmuje także starsze obiekty wprowadzone do obrotu (również wybudowane przed wejściem w życie przepisów w 2009 roku). Co istotne, dotyczy to nie tylko pełnej własności, ale także zbycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu. W praktyce oznacza to, że przed sprzedażą lub wynajmem nieruchomości właściciel musi posiadać ważne świadectwo energetyczne domu lub mieszkania.

Przekazanie dokumentu nabywcy/najemcy. Sprzedający jest zobowiązany przekazać oryginał świadectwa energetycznego nabywcy przy podpisaniu aktu notarialnego sprzedaży (dotyczy to zarówno sprzedaży budynku, jak i prawa do lokalu). Przy podpisaniu umowy najmu wynajmujący powinien przekazać kopię świadectwa energetycznego najemcy. Dokument ten stanowi informację dla nowego właściciela lub lokatora o charakterystyce energetycznej obiektu, co może wpływać na postrzeganą wartość nieruchomości i przyszłe koszty utrzymania. Nabywcy lub najemcy nie mogą zrzec się prawa do otrzymania świadectwa – wszelkie klauzule w umowie wyłączające ten obowiązek są nieważne z mocy prawa. Mimo to brak przekazania świadectwa nie unieważnia umowy sprzedaży czy najmu – transakcja pozostaje ważna, ponieważ wymóg ten wynika z przepisów, ale nie jest elementem koniecznym samej umowy.

Adnotacje w akcie notarialnym/umowie. Od 28 kwietnia 2023 r. przepisy doprecyzowały obowiązki stron i notariusza. Przy sprzedaży notariusz jest zobowiązany odnotować w akcie notarialnym fakt przekazania świadectwa energetycznego nabywcy. Jeśli sprzedający nie dostarczył kupującemu świadectwa, notariusz zamieszcza stosowną wzmiankę oraz poucza właściciela o grożącej karze grzywny za niedopełnienie obowiązku. W przypadku umowy najmu, choć nie uczestniczy w niej notariusz, wynajmujący dla własnego bezpieczeństwa powinien zadbać o pisemne potwierdzenie przekazania kopii świadectwa (np. odpowiedni zapis w umowie najmu). Dzięki temu obie strony mają dowód, że obowiązek został spełniony.

Certyfikat energetyczny a proces budowlany

Nowy budynek a świadectwo energetyczne. Od 28 kwietnia 2023 r. świadectwo charakterystyki energetycznej jest wymagane również na końcowym etapie procesu budowlanego. Zgodnie z nowelizacją, inwestor oddający do użytku nowo wybudowany obiekt musi dołączyć świadectwo energetyczne do zawiadomienia o zakończeniu budowy lub składając wniosek o pozwolenie na użytkowanie budynku. Innymi słowy, aby legalnie użytkować nowy budynek, konieczne jest uprzednie sporządzenie jego certyfikatu energetycznego. Obowiązek ten dotyczy wszystkich nowo powstających budynków mieszkalnych i użytkowych oddawanych po ww. dacie, niezależnie od ich wielkości czy przeznaczenia.

Wyjątek – małe domy do 70 m². Ustawa przewiduje jeden szczególny wyjątek w procesie budowlanym: zwolnione z obowiązku przedkładania świadectwa przy zgłoszeniu do użytkowania są wolnostojące domy jednorodzinne o powierzchni zabudowy do 70 m², budowane własnym sumptem na cele mieszkaniowe. Dotyczy to tzw. budynków jednorodzinnych bez pozwolenia (realizowanych na zgłoszenie na podstawie specustawy) budowanych „dla siebie”. Dla takich niewielkich domów jedynie właściciel decyduje, czy sporządzić świadectwo – nie ma formalnego wymogu przy zakończeniu budowy. We wszystkich pozostałych przypadkach nowo wybudowanych obiektów inwestor musi zapewnić sporządzenie certyfikatu przed odbiorem budynku.

W praktyce oznacza to, że przy odbiorze nowego domu czy innego obiektu budowlanego należy posiadać świadectwo energetyczne. Dokument ten sporządza uprawniona osoba (np. audytor energetyczny) na podstawie projektu budowlanego i stanu faktycznego budynku, a jego brak może skutkować odmową wydania pozwolenia na użytkowanie do czasu uzupełnienia dokumentacji. Nowy obowiązek ma zagwarantować, że każdy nowy budynek będzie miał określoną charakterystykę energetyczną już od początku użytkowania, co promuje efektywność energetyczną budynków i świadomość inwestorów w tym zakresie.

Wyjątki od obowiązku sporządzania świadectwa energetycznego

Polskie przepisy (art. 3 ust. 4 ustawy) przewidują katalog sytuacji, gdy nie trzeba sporządzać świadectwa charakterystyki energetycznej dla budynku lub jego części. Do wyjątków tych należą przede wszystkim obiekty o szczególnym charakterze lub sposobie użytkowania:

Obiekty zabytkowe – budynki objęte ochroną konserwatorską na podstawie przepisów o ochronie zabytków (wpisane do rejestru zabytków lub ujęte w ewidencji zabytków) nie wymagają sporządzania świadectwa. Wyłączenie to dotyczy indywidualnie chronionych zabytków (nie zwalnia natomiast budynków położonych na terenie układów urbanistycznych wpisanych do rejestru, o ile same nie są zabytkami).
Budynki kultu religijnego – wszelkie obiekty używane jako miejsca kultu (kościoły, kaplice, świątynie) oraz do działalności religijnej są zwolnione z obowiązku posiadania świadectwa.
Budynki przemysłowe i gospodarcze – obiekty o charakterze przemysłowym lub gospodarczym niewyposażone w instalacje zużywające energię (poza ewentualnym oświetleniem wbudowanym) również nie wymagają certyfikacji. Chodzi tu np. o hale magazynowe, składy, budynki techniczne bez ogrzewania i wentylacji – jeżeli nie mają typowych instalacji grzewczych/chłodzących, świadectwo jest zbędne.
Budynki mieszkalne użytkowane nie dłużej niż 4 miesiące w roku – dotyczy to np. sezonowych domków letniskowych, altan działkowych czy innych obiektów rekreacyjnych, które w ciągu roku są używane maksymalnie przez 1/3 roku. Dla takich budynków okresowa eksploatacja sprawia, że sporządzanie świadectwa nie jest wymagane.
Małe budynki wolnostojące do 50 m² – niewielkie wolnostojące budynki o powierzchni użytkowej poniżej 50 m² (np. małe domki, kioski, składziki) są wyłączone spod obowiązku certyfikacji. Taki limit metrażu wynika z dyrektyw unijnych – bardzo małe obiekty nie podlegają ocenie energetycznej ze względu na znikomą skalę zużycia energii.
Budynki gospodarstw rolnych o niskim zapotrzebowaniu na energię – jeżeli budynek gospodarstwa rolnego osiąga wskaźnik EP (roczne zapotrzebowanie na nieodnawialną energię pierwotną) nie wyższy niż 50 kWh/(m²·rok), również nie ma obowiązku sporządzania dla niego świadectwa. Chodzi tu o bardzo energooszczędne budynki rolnicze, np. chłodnie czy przechowalnie o minimalnym zużyciu energii.

Poza powyższymi wyjątkami odnoszącymi się do charakteru budynku, warto podkreślić jeszcze jedną istotną zasadę: jeśli budynku nie wprowadza się do obrotu (sprzedaż, wynajem) i jest on użytkowany wyłącznie przez właściciela na własne potrzeby, to nie ma obowiązku sporządzania świadectwa. Dopiero zamiar zbycia lub wynajęcia nieruchomości rodzi konieczność posiadania certyfikatu. Innymi słowy, “na własny użytek” można korzystać z domu czy mieszkania bez certyfikatu energetycznego – wymagany stanie się on dopiero, gdy zdecydujemy się nieruchomość sprzedać lub wynająć.

Należy pamiętać, że brak obowiązku nie oznacza zakazu: nawet dla budynków zwolnionych (np. zabytków czy kościołów) właściciel może zlecić wykonanie świadectwa dobrowolnie, aby poznać parametry zużycia energii w budynku. W większości typowych sytuacji (sprzedaż domu, wynajem mieszkania, oddanie nowego budynku do użytkowania) posiadanie świadectwa energetycznego jest jednak obowiązkowe i brak wyjątków prawnych zwalniających z tego wymogu.

Co w przypadku braku certyfikatu energetycznego?

Ryzyka prawne i finansowe. Niewywiązanie się z obowiązku przekazania świadectwa energetycznego przy sprzedaży lub wynajmie może skutkować sankcjami. Znowelizowana ustawa przewiduje karę grzywny dla osoby, która nie przekaże nabywcy lub najemcy wymaganego świadectwa w odpowiednim momencie. W praktyce wysokość grzywny ustalana jest na podstawie Kodeksu wykroczeń – maksymalnie do 5 000 zł. Minimalna kara to 20 zł, jednak 5 tys. zł stanowi górną granicę, jaką sąd może wymierzyć za to wykroczenie. Co ważne, mandat wystawiony w postępowaniu mandatowym (np. przez uprawniony organ kontrolny) może wynieść do 500 zł – wyższa grzywna wymaga już skierowania sprawy do sądu. Warto więc traktować ten obowiązek poważnie, aby nie narażać się na potencjalne koszty i postępowanie wykroczeniowe.

Notariusz i egzekwowanie przepisów. Jak wspomniano, przy akcie sprzedaży to notariusz w pierwszej kolejności weryfikuje kwestię świadectwa. Jeśli sprzedający nie dostarczył dokumentu, notariusz jedynie informuje go o konsekwencjach prawnych – sam nie wymierza kary (nie ma takich kompetencji). Notariuszowe pouczenie ma za zadanie zmobilizować właściciela do dostarczenia świadectwa, ale faktyczne nałożenie grzywny wymagałoby odrębnego działania organów ścigania lub nadzoru budowlanego. W praktyce, aby doszło do ukarania, odpowiednie służby musiałyby uzyskać informację o braku świadectwa (np. z aktu notarialnego lub zgłoszenia zainteresowanej strony) i wszcząć postępowanie. Wprowadzenie sankcji ma głównie charakter prewencyjny, skłaniający właścicieli do dopełnienia formalności.

Wpływ na transakcję. Choć brak świadectwa nie blokuje samej transakcji (umowa sprzedaży czy najmu jest ważna niezależnie od przekazania lub braku dokumentu), to może wywołać negatywne skutki pośrednie. Po pierwsze, kupujący lub najemca nie mogą zrzec się prawa do otrzymania świadectwa, więc w razie jego braku zachowują roszczenie o jego dostarczenie. Gdyby nowy właściciel odkrył, że nieruchomość ma znacznie gorsze parametry energetyczne niż zakładano, brak przekazanego świadectwa mógłby rodzić pretensje czy spory. Po drugie, ograniczenie informacji – kupujący pozbawiony świadectwa jest mniej świadomy co do stanu energetycznego budynku (np. czy dom ma dobrą izolację, ekonomiczne ogrzewanie, jakie jest szacunkowe zapotrzebowanie na energię). To może wpływać na poziom zaufania między stronami. Wreszcie, należy pamiętać że od kwietnia 2023 r. obowiązuje wymóg podawania pewnych danych z świadectwa już na etapie ogłoszenia – jeśli właściciel nie sporządził wymaganego świadectwa, nie powinien formalnie publikować ogłoszenia o sprzedaży lub wynajmie bez tych informacji. Może to utrudnić lub opóźnić proces transakcji, bo najpierw trzeba uzupełnić brakujący dokument.

Podsumowując, brak certyfikatu energetycznego naraża właściciela na ryzyko kary finansowej oraz komplikuje proces sprzedaży lub wynajmu. Jest to obowiązek prawny, którego lepiej dopełnić zawczasu – dla własnego spokoju i profesjonalizmu wobec kontrahenta. W sytuacji, gdy certyfikat z jakiegoś powodu nie został sporządzony na czas, warto jak najszybciej zlecić jego wykonanie i dostarczyć go nabywcy/najemcy niezwłocznie po otrzymaniu.

Jak i gdzie szybko uzyskać certyfikat energetyczny budynku / mieszkania?

Kto może sporządzić świadectwo? Wykonywaniem świadectw charakterystyki energetycznej zajmują się osoby z odpowiednimi uprawnieniami – najczęściej inżynierowie budownictwa, architekci lub specjaliści po ukończonym szkoleniu i zdanym egzaminie państwowym. Popularnie takie osoby nazywa się audytorami energetycznymi, choć formalnie tytuł brzmi: osoba uprawniona do sporządzania świadectw charakterystyki energetycznej. Ministerstwo Rozwoju i Technologii prowadzi centralny rejestr charakterystyki energetycznej budynków, w którym rejestrowane są wszystkie wystawione świadectwa oraz lista fachowców z uprawnieniami. Przed zleceniem warto zweryfikować wykonawcę – np. poprosić o numer uprawnień lub sprawdzić, czy figuruje na liście uprawnionych (zgodnie z art. 17–18 ustawy). Dzięki temu zyskamy pewność, że otrzymany dokument będzie legalny i ważny.

Procedura uzyskania świadectwa – krok po kroku:

Wybór uprawnionego specjalisty

Pierwszym krokiem jest znalezienie osoby lub firmy oferującej sporządzenie świadectwa. Można skorzystać z wyszukiwarki internetowej (wiele firm reklamuje świadectwo energetyczne online wykonane nawet w 24h) lub zapytać lokalnie. Ważne, aby wybrany audytor posiadał stosowne kwalifikacje i doświadczenie. Często pośrednicy nieruchomości albo znajomi mogą polecić sprawdzonego fachowca. W przypadku korzystania z ofert online upewnijmy się, że to legalne świadectwo – wykonawca powinien zebrać od nas wszystkie dane, a finalny dokument mieć nadany numer w rejestrze i być podpisany przez osobę z uprawnieniami.

Przygotowanie danych o budynku/lokalu

Aby sporządzić certyfikat, audytor potrzebuje informacji technicznych o nieruchomości. Warto zawczasu przygotować dokumentację budynku – projekt budowlany, audyt energetyczny (jeśli był wykonywany), rysunki lub chociaż podstawowe dane: metraż (powierzchnia użytkowa), kubatura, rodzaj i grubość ocieplenia ścian, dachów, typ okien, rodzaj ogrzewania i systemu ciepłej wody, wentylacji, ew. klimatyzacji. Im więcej danych dostarczymy, tym sprawniej i dokładniej specjalista wykona obliczenia. W przypadku braku dokumentacji audytor może umówić się na wizję lokalną – oględziny budynku lub mieszkania. Podczas takiej wizyty dokonuje potrzebnych pomiarów i sprawdza elementy wpływające na charakterystykę energetyczną budynku (np. ocieplenie poddasza, rodzaj pieca, czy budynek posiada rekuperację itp.). Dla lokali w blokach często wystarczą dane ogólne budynku (pozyskane od administracji) oraz informacje o wyposażeniu mieszkania.

Sporządzenie świadectwa i czas realizacji charakterystyki energetycznej budynku

Na podstawie zebranych informacji uprawniona osoba wykonuje obliczenia zgodnie z metodologią określoną w przepisach. Wyznaczane są m.in. wskaźniki rocznego zapotrzebowania na różne rodzaje energii: energię użytkową (EU), energię końcową (EK), nieodnawialną energię pierwotną (EP), a także udział OZE i emisja CO₂. Na tej podstawie określa się efektywność energetyczną nieruchomości, często przedstawianą w formie klasy energetycznej od A+ (bardzo energooszczędny) do G (energochłonny). Sam proces obliczeń i wystawienia dokumentu zwykle trwa kilka dni, jednak w pilnych przypadkach wielu wykonawców oferuje usługi ekspresowe. Przy dobrej współpracy (komplet danych, szybka wizyta) możliwe jest uzyskanie świadectwa nawet w 24 godziny. Oczywiście za tryb ekspres może być doliczona dodatkowa opłata, niemniej standardowo certyfikat dla mieszkania czy średniego domu jest często gotowy w 2–3 dni.

Odbiór dokumentu – forma papierowa lub online. Gotowe świadectwo charakterystyki energetycznej

otrzymamy w uzgodnionej formie. Od kwietnia 2023 r. obowiązują dwie równoważne formy: papierowa (dokument opatrzony numerem nadanym w Centralnym Rejestrze Charakterystyki Energetycznej Budynków i własnoręcznym podpisem osoby uprawnionej) oraz elektroniczna (plik PDF opatrzony unikalnym numerem z rejestru oraz kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub podpisem osobistym wykonawcy). Wersja elektroniczna jest bardzo wygodna – można ją przesłać e-mailem, a w razie potrzeby wydrukować oficjalny wydruk dla najemcy czy do dokumentacji. Ważne, by dokument zawierał wszystkie wymagane elementy: wspomniany numer z rejestru, dane identyfikacyjne budynku lub lokalu, szczegółowe wskaźniki energetyczne, podpis uprawnionej osoby i datę sporządzenia. Numer rejestrowy świadectwa pozwala zweryfikować jego autentyczność oraz to, czy figuruje ono w centralnym rejestrze.

Koszt uzyskania świadectwa. Ile kosztuje świadectwo energetyczne?

Ceny na rynku są zróżnicowane w zależności od regionu, wielkości i typu budynku oraz terminu realizacji. Średni koszt dla typowego mieszkania lub małego domu jednorodzinnego wynosi kilkaset złotych. Zazwyczaj jest to rząd wielkości 300–500 zł, choć minimalne stawki zaczynają się od około 200–300 zł, a przy większych, bardziej skomplikowanych obiektach cena może sięgać 1000 zł i więcej. Przykładowo, analizy rynkowe wskazują, że większość świadectw kosztuje właśnie kilka stuzłotowych banknotów, zależnie m.in. od lokalizacji nieruchomości, jej powierzchni i charakteru użytkowania. Warto porównać oferty kilku wykonawców – ale zawsze stawiajmy na rzetelność i legalność usługi, nie tylko na najniższą cenę.

Dobre praktyki dla właścicieli i pośredników

Stosowanie się do obowiązków związanych ze świadectwami energetycznymi to jedno, ale równie ważne są pewne dobre praktyki, które podniosą wiarygodność i atrakcyjność oferty sprzedaży czy wynajmu. Oto kilka zaleceń dla właścicieli nieruchomości oraz pośredników:

Informowanie o charakterystyce energetycznej w ogłoszeniach. Już na etapie reklamy domu czy mieszkania warto podać informacje z certyfikatu. Od 28 kwietnia 2023 r. jest to wręcz wymóg prawny – jeżeli świadectwo dla budynku/lokalu istnieje, w każdym ogłoszeniu sprzedaży lub wynajmu nieruchomości należy zamieścić kluczowe wskaźniki energetyczne: m.in. wartości rocznego zapotrzebowania na energię (EU, EK, EP), udział OZE oraz wielkość emisji CO₂. Dla czytelności ogłoszenia dobrze jest podać także klasę energetyczną budynku, co szybko komunikuje potencjalnym kupcom czy najemcom, z jak energooszczędnym obiektem mają do czynienia. Nieruchomość z dobrą klasą energetyczną (np. A lub B) może zyskać przewagę rynkową – kupujący coraz częściej zwracają uwagę na przewidywane koszty energii w budynkach i chętniej wybierają te o wyższej efektywności.
Przechowywanie i udostępnianie dokumentu na żądanie. Właściciel nieruchomości powinien przechowywać oryginał świadectwa w bezpiecznym miejscu i być gotowym okazać go zainteresowanym. Dobrą praktyką jest udostępnienie świadectwa energetycznego domu lub mieszkania potencjalnemu nabywcy jeszcze przed finalizacją umowy – np. podczas prezentacji nieruchomości albo jako skan załączony do oferty. Buduje to zaufanie i świadczy o transparentności sprzedającego. Dla pośrednika nieruchomości standardem powinno być zebranie od sprzedającego aktualnego certyfikatu przed wystawieniem oferty na rynek. Jeśli ogłoszenie jest publikowane online, warto dołączyć tam grafikę przedstawiającą podsumowanie świadectwa (wiele serwisów ogłoszeniowych to umożliwia) lub przynajmniej zaznaczyć istnienie dokumentu i jego najważniejsze parametry.
Aktualizacja świadectwa po modernizacji. Jeżeli w nieruchomości przeprowadzono znaczące prace wpływające na zużycie energii – np. docieplenie budynku, wymianę okien, instalację nowego kotła, pompę ciepła, fotowoltaikę – to dotychczasowe świadectwo traci ważność przed upływem 10 lat. Po takich ulepszeniach energetycznych warto zlecić ponowne sporządzenie świadectwa, aby odzwierciedlało aktualny stan. To z jednej strony obowiązek (w momencie kolejnej sprzedaży/najmu trzeba mieć ważne świadectwo energetyczne z aktualnymi danymi), a z drugiej strony korzyść marketingowa. Nowe świadectwo najpewniej wykaże lepsze wskaźniki i wyższą klasę efektywności energetycznej, co podniesie atrakcyjność i potencjalną wartość nieruchomości. Właściciel demonstruje w ten sposób, że dba o zwiększanie efektywności energetycznej budynku, co jest atutem dla świadomych klientów.
Planowanie i unikanie pośpiechu. Aby obowiązek certyfikacji nie opóźnił transakcji, najlepiej pomyśleć o nim z wyprzedzeniem. Jeśli wiemy, że za kilka miesięcy będziemy sprzedawać dom, już teraz zamówmy świadectwo – unikniemy stresu i ekspresowych dopłat za wykonanie usługi „na jutro”. Dokument jest ważny 10 lat, więc nawet jeśli sprzedaż się przeciągnie, świadectwo zachowa ważność i przyda się również przy ewentualnym wynajmie w międzyczasie. Posiadanie świadectwa energetycznego wcześniej pozwoli też ewentualnie skorygować cenę ofertową (gdyby parametry wyszły słabsze, można zainwestować w drobne ulepszenia lub przygotować argumenty dla kupujących).

Podsumowując, świadectwo charakterystyki energetycznej to dziś nieodłączny element obrotu nieruchomościami – zarówno z punktu widzenia przepisów, jak i oczekiwań rynkowych. Właściciele i pośrednicy powinni traktować go nie jako uciążliwy obowiązek, lecz jako narzędzie zwiększające wiarygodność oferty oraz świadomość ekologiczną. Dzięki certyfikatowi nowy nabywca czy najemca dokładnie wie, czym jest jego przyszły dom w kontekście zużycia energii, a to sprzyja podejmowaniu świadomych decyzji i dalszemu inwestowaniu w efektywność energetyczną budynku. Compliance z przepisami to jedno, ale dbałość o rzetelną informację i efektywność energetyczną nieruchomości leży w interesie wszystkich uczestników rynku.