Jakie dokumenty są potrzebne do programu Czyste Powietrze 2025?

Wprowadzenie: Program „Czyste Powietrze” to rządowy program dotacji wspierający wymianę starych pieców (tzw. kopciuchów) i termomodernizację domów jednorodzinnych. Celem jest poprawa jakości powietrza i walka ze smogiem poprzez dofinansowanie ekologicznych inwestycji. Od 31 marca 2025 r. ruszyła nowa edycja programu z ulepszonymi zasadami i wyższymi dotacjami – zwłaszcza dla osób o niższych dochodach. Niniejszy artykuł odpowiada na pytanie jakie dokumenty są potrzebne do programu „Czyste Powietrze” 2025, omawiając wymagane dokumenty do wniosku o dofinansowanie, różnice między poziomami dotacji (podstawowy, podwyższony, najwyższy) oraz podpowiadając, jak prawidłowo złożyć wniosek i rozliczyć dotację. Dowiesz się także, jak przebiega proces przyznania wsparcia i na co zwrócić uwagę, by skutecznie uzyskać dofinansowanie.

Program „Czyste Powietrze” – podstawy, dotacje i progi dochodowe 2025

Na czym polega program: „Czyste Powietrze” to ogólnopolski program finansowany przez Narodowy Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW) we współpracy z wojewódzkimi funduszami (WFOŚiGW). Skierowany jest do właścicieli lub współwłaścicieli domów jednorodzinnych (także wydzielonych lokali z własną księgą wieczystą), którzy planują wymienić stary piec na nowoczesne źródło ciepła czy wykonać docieplenie domu. Głównym celem jest walka ze smogiem – beneficjenci mogą uzyskać dofinansowanie w formie dotacji nawet do kilkudziesięciu tysięcy złotych na ekologiczne inwestycje (wymianę kotła, ocieplenie ścian, wymianę okien, montaż rekuperacji itp.). Uwaga: Aby skorzystać z programu, trzeba być właścicielem budynku od co najmniej 3 lat (z wyjątkiem przypadków dziedziczenia), a dofinansowania dotyczą tylko budynków z pozwoleniem na budowę wydanym do 31 grudnia 2020 r. (nowsze domy nie kwalifikują się). Na jeden budynek można uzyskać dotację tylko raz, a jeden wnioskodawca może skorzystać z programu jednokrotnie.

Poziomy dofinansowania: Od 2025 r. obowiązują trzy poziomy dotacji, zależne od dochodów beneficjenta. Poziom podstawowy oferuje dotację do 40% kosztów kwalifikowanych i przeznaczony jest dla osób, których roczny dochód nie przekracza 135 000 zł. Poziom podwyższony pozwala uzyskać do 70% dofinansowania – warunkiem jest średni miesięczny dochód do 2 250 zł na osobę w gospodarstwie wieloosobowym (lub do 3 150 zł w gospodarstwie jednoosobowym). Poziom najwyższy zapewnia nawet do 100% pokrycia kosztów netto dla najuboższych energetycznie – kryterium to średni miesięczny dochód do 1 300 zł na osobę w rodzinie (lub 1 800 zł dla osoby samotnej) oraz spełnienie kryteriów tzw. ubóstwa energetycznego. Oznacza to m.in. posiadanie ustalonego prawa do jednego z wymienionych świadczeń (zasiłku stałego, okresowego, rodzinnego lub specjalnego opiekuńczego) i zamieszkiwanie budynku o niskiej efektywności energetycznej (zapotrzebowanie na energię do ogrzewania powyżej 140 kWh/m² rocznie). Dzięki reformie programu progi dochodowe zostały podwyższone, aby więcej osób mogło skorzystać z wyższego dofinansowania. Warto dodać, że w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w budynku mieszkalnym udział dotacji zostanie pomniejszony proporcjonalnie – np. jeśli ok. 20% powierzchni domu służy działalności komercyjnej, to dofinansowanie pokryje ok. 80% kosztów kwalifikowanych dla inwestycji w tym budynku. Dodatkowo obowiązują limity przychodu z działalności: dla poziomu podwyższonego maksymalnie 40-krotność minimalnej pensji rocznie, a dla najwyższego – 12-krotność minimalnej pensji (limit dotyczy sumy przychodów wnioskodawcy i małżonka).

Nowe wymagania od 2025 r.: Obecna edycja programu wprowadziła istotne zmiany jakościowe. Przede wszystkim wymagane jest potwierdzenie standardu energetycznego budynku przed i po inwestycji. Oznacza to, że audyt energetyczny domu przed rozpoczęciem prac oraz świadectwo charakterystyki energetycznej po zakończeniu prac stały się obowiązkowymi elementami programu (koszt tych usług jest częściowo refundowany w ramach dotacji – można uzyskać do 1 600 zł na audyt + świadectwo). Audyt energetyczny, wykonany przez uprawnionego audytora, określa aktualny stan energetyczny budynku i zalecane prace modernizacyjne, natomiast powykonawcze świadectwo energetyczne potwierdza osiągnięcie założonych oszczędności energii. Ponadto uszczelniono zasady przyznawania dotacji (m.in. wprowadzono racjonalizację kosztów kwalifikowanych – określono maksymalne kwoty dotacji na dany typ kosztu oraz limity na m² ocieplenia, co zapobiega zawyżaniu wydatków). Wzmocniono też rolę gmin w programie poprzez powierzenie im funkcji operatorów – bezpłatnych doradców i pośredników dla beneficjentów wyższych poziomów dofinansowania. Te zmiany mają sprawić, że program będzie bardziej efektywny i uczciwy, a pieniądze trafią tam, gdzie są najbardziej potrzebne.

Jak złożyć wniosek o dofinansowanie z programu „Czyste Powietrze”

Formy złożenia wniosku: Wniosek o dofinansowanie Czyste Powietrze można złożyć na kilka sposobów, przy czym najwygodniejsza jest forma elektroniczna. Online można to zrobić poprzez Generator Wniosków o Dofinansowanie (GWD) dostępny na portalu gov.pl lub bezpośrednio na stronie właściwego WFOŚiGW. Wniosek wypełnia się elektronicznie, a następnie podpisuje Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysyła online (przez system GWD lub ePUAP) do właściwego wojewódzkiego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej. Osoby, które nie mają podpisu elektronicznego, również wypełniają wniosek w systemie online, po czym mogą go wydrukować i podpisać odręcznie, a następnie złożyć papierowo we właściwym WFOŚiGW lub przesłać pocztą. Alternatywnie, istnieje możliwość złożenia wniosku tradycyjnie w urzędzie – wiele gmin współpracujących z programem przyjmuje wnioski od mieszkańców i pomaga w ich wypełnieniu. Co więcej, niektóre banki oferują tzw. ścieżkę bankową – można złożyć wniosek o dotację równocześnie z wnioskiem o kredyt na inwestycje (bank przesyła dokumenty do funduszu). Niezależnie od formy, przed złożeniem warto upewnić się, że mamy wszystkie wymagane załączniki – brak dokumentów może wydłużyć ocenę wniosku lub skutkować wezwaniem do uzupełnienia, a nawet odrzuceniem aplikacji.

Rola gmin (operatorów programu): W nowej odsłonie programu kluczową rolę odgrywają operatorzy programu. Funkcję operatora pełnią przede wszystkim gminy (oraz WFOŚiGW, a docelowo także inne podmioty) – ich zadaniem jest bezpłatne wsparcie beneficjentów krok po kroku: od złożenia wniosku, przez realizację inwestycji, aż po jej rozliczenie. Co istotne, najwyższy poziom dofinansowania (100%) jest dostępny wyłącznie przy wsparciu operatora. Podobnie, jeśli wnioskujemy o prefinansowanie (zaliczkę) części dotacji przed zakończeniem prac, wniosek musi być złożony za pośrednictwem operatora. W przypadku poziomu podwyższonego skorzystanie z pomocy operatora jest opcjonalne, ale zalecane dla wygody. Jak to wygląda w praktyce? Osoba ubiegająca się o dotację np. w najwyższym poziomie zwraca się do gminy (lub innego operatora), który pomaga skompletować dokumenty, wypełnia wniosek w imieniu wnioskodawcy i składa go w systemie. Operator zadba, by formularz był prawidłowo wypełniony, a wymagane załączniki (np. zaświadczenie o dochodach, dokument audytu) dołączone. Dla beneficjenta to duże ułatwienie – minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza procedurę. Warto dodać, że operatorzy otrzymują wynagrodzenie za skutecznie obsłużonych beneficjentów (pokrywane z budżetu programu), dlatego zależy im na pomyślnym przeprowadzeniu mieszkańca przez cały proces.

Wniosek krok po kroku: Niezależnie od trybu składania, wnioskodawca musi przygotować szereg informacji i dokumentów. W formularzu wniosku o dofinansowanie podaje się m.in. dane budynku (adres, rok budowy, powierzchnia, obecne źródło ciepła itp.), zakres planowanych przedsięwzięć (co chcemy zrobić – np. wymiana starego pieca, ocieplenie ścian, wymiana okien, montaż pompy ciepła, fotowoltaika itp.) oraz planowane koszty tych prac. Bardzo ważne jest wypełnienie części dotyczącej audytu energetycznego – wyniki audytu (obecne zużycie energii, przewidywana oszczędność, zakres rekomendowanych robót) należy przenieść do wniosku. Staranność przy wypełnianiu jest kluczowa: dane we wniosku muszą być zgodne z dołączonym dokumentem z audytu i innymi załącznikami. Jeśli budynek ma kilku właścicieli (współwłasność), do wniosku trzeba dołączyć ich zgody na realizację projektu – a sam wniosek może podpisać jeden z właścicieli, pod warunkiem dołączenia pisemnych oświadczeń pozostałych (lub pełnomocnictw, o czym niżej). W przypadku małżeństwa ze wspólnotą majątkową, również wymagana jest zgoda współmałżonka. Po złożeniu wniosku online system GWD generuje potwierdzenie wpływu – zachowaj je (otrzymasz też e-mail). Teraz pozostaje czekać na ocenę przez fundusz.

Wymagane dokumenty do złożenia wniosku o dofinansowanie

Zbieranie wymaganych dokumentów to kluczowy etap przed złożeniem wniosku. W nowej edycji programu (od 2025 r.) lista załączników nieco się zmieniła – doszły m.in. obowiązkowe dokumenty związane z audytem i dochodami. Poniżej przedstawiamy listę dokumentów i zaświadczeń, które należy przygotować, aby prawidłowo złożyć wniosek o dofinansowanie „Czyste Powietrze”:

Dokument potwierdzający tytuł własności budynku

Dokument własności nieruchomości: Należy potwierdzić, że wnioskodawca jest właścicielem (lub współwłaścicielem) domu jednorodzinnego, którego dotyczy inwestycja. Najczęściej wystarczy podać we wniosku numer księgi wieczystej nieruchomości. Warto jednak mieć przygotowany odpis z księgi wieczystej (w formie elektronicznej PDF lub papierowej) na wypadek konieczności załączenia go jako dowodu własności. Jeśli dla domu nie ma prowadzonej księgi wieczystej, trzeba dołączyć inny dokument potwierdzający prawo własności – na przykład akt notarialny przeniesienia własności, akt własności ziemi lub inny oficjalny dokument potwierdzający tytuł prawny do budynku. Dokument własności nie musi być aktualizowany tuż przed złożeniem wniosku (wystarczy istniejący dokument potwierdzający, że to my jesteśmy właścicielem). We wniosku online wpisujemy dane działki i nieruchomości zgodnie z księgą wieczystą lub aktem notarialnym.
Dowód osobisty (PESEL): Dane osobowe wnioskodawcy (imię, nazwisko, adres, PESEL) są wymagane we wniosku – upewnij się, że masz ważny dowód osobisty. Przy składaniu wniosku online, tożsamość potwierdza się przez profil zaufany (więc dodatkowa kopia dowodu nie jest wymagana). Jeśli jednak składasz wniosek papierowo, urzędnicy mogą poprosić o przedstawienie dowodu osobistego do wglądu lub dołączenie jego kserokopii do dokumentacji. W przypadku działania przez pełnomocnika, potrzebna będzie także kopia dowodu pełnomocnika (o pełnomocnictwie więcej poniżej).

Zaświadczenie o dochodach gospodarstwa domowego

Potwierdzenie dochodu – wyższe dotacje: Jeżeli ubiegasz się o podwyższony lub najwyższy poziom dofinansowania, musisz udowodnić, że spełniasz kryteria dochodowe. Wymagane jest zaświadczenie o dochodach na członka gospodarstwa domowego, wydane przez Miejski/Gminy Ośrodek Pomocy Społecznej. Takie zaświadczenie potwierdza średni miesięczny dochód w Twojej rodzinie. Urząd wydaje je na podstawie dokumentów o dochodach (np. zaświadczenia z urzędu skarbowego, oświadczeń o nieopodatkowanych dochodach, informacji o świadczeniach itp.). Uwaga: Zaświadczenie nie może być starsze niż 3 miesiące przed datą złożenia wniosku, musi więc być względnie aktualne. Powinno ono być wystawione imiennie na wnioskodawcę. Jeśli aplikujesz o najwyższy poziom dofinansowania, oprócz kryterium dochodowego musisz także udokumentować tzw. ubóstwo energetyczne – potrzebne będzie np. zaświadczenie o pobieraniu zasiłku (stałego, okresowego, rodzinnego lub specjalnego opiekuńczego). Taki dokument również wydaje właściwy urząd (np. ośrodek pomocy społecznej) i załącza się go do wniosku w przypadku najwyższego poziomu dotacji.
Dochód – poziom podstawowy: Przy podstawowym poziomie dofinansowania (gdy roczny dochód ≤ 135 000 zł). W edycji 2025 również nie ma formalnego wymogu załączania zaświadczenia o dochodach dla poziomu podstawowego – wpisujesz jedynie swoje dochody roczne w oświadczeniu we wniosku. Mimo to, zawsze warto przygotować dokumenty potwierdzające dochód (np. PIT za ostatni rok) na wypadek ewentualnej weryfikacji. Jeśli nie przekraczasz progu 135 000 zł, nie musisz biegać po zaświadczenie, ale pamiętaj, że podanie nieprawdziwych danych dochodowych grozi konsekwencjami – dlatego trzymaj się faktycznych kwot.

Kosztorys inwestycji lub oferty od wykonawców

Wstępny kosztorys prac: Choć nie jest obowiązkowym załącznikiem na etapie składania wniosku, bardzo pomocne jest posiadanie orientacyjnego kosztorysu planowanych prac termomodernizacyjnych. We wniosku musimy podać przewidywane koszty poszczególnych działań (np. koszt zakupu kotła, montażu pompy ciepła, materiałów do ocieplenia, robocizny itd.). Najlepiej, jeśli opieramy te kwoty na konkretnych ofertach od wykonawców lub dostawców. Warto więc przed złożeniem wniosku skontaktować się z firmami instalacyjnymi/budowlanymi, uzyskać wyceny i na ich podstawie sporządzić kosztorys. Dzięki temu nasze kwoty we wniosku będą realistyczne, a fundusz przy ocenie uzna je za wiarygodne. Posiadanie ofert nie jest wprawdzie wymagane formalnie przy składaniu wniosku, ale jeśli dołączysz np. skany ofert do dokumentacji (jako załączniki dodatkowe), może to ułatwić ocenę merytoryczną.
Umowy z wykonawcami a zaliczka: Osobny wymóg pojawia się, gdy chcemy skorzystać z prefinansowania, czyli otrzymać część dotacji z góry, przed rozpoczęciem prac (dotyczy to tylko poziomu podwyższonego i najwyższego dofinansowania). Jeżeli zaznaczysz we wniosku opcję dotacji z prefinansowaniem (zaliczką), musisz dołączyć podpisane umowy z wykonawcami realizującymi inwestycję – maksymalnie trzy umowy. Są one wymagane, ponieważ zaliczka będzie wypłacana właśnie na podstawie tych umów. W praktyce wygląda to tak, że po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku fundusz zleca wypłatę do 35% przyznanej dotacji bezpośrednio na konto wykonawcy, ale tylko jeśli przedłożyliśmy ważne umowy i później faktury zaliczkowe od tych wykonawców. Jeśli nie korzystasz z prefinansowania, nie musisz mieć umów już na etapie składania wniosku – wystarczy planowany kosztorys. Zawarcie umów z wykonawcami można odłożyć na później (jednak przed rozliczeniem dotacji i tak będą potrzebne faktury za wykonaną usługę wraz z protokołem odbioru prac podpisany przez wykonawcę). Podsumowując: oferty lub kosztorysy – zalecane dla własnej kalkulacji; umowy z wykonawcami – obowiązkowe tylko przy wniosku z zaliczką.

Audyt energetyczny – obowiązkowy załącznik do wniosku

Podsumowanie audytu energetycznego: Absolutną nowością w programie od 2025 r. jest wymóg dołączenia do wniosku dokumentu z audytu energetycznego budynku. Audyt energetyczny musi zostać przeprowadzony przed złożeniem wniosku o dofinansowanie przez uprawnionego audytora, a jego rezultatem jest dokument podsumowujący audyt energetyczny (DPAE). Taki dokument zawiera m.in. ocenę obecnego zużycia energii w budynku, klasy energetycznej oraz listę rekomendowanych prac termomodernizacyjnych z estymacją, o ile zmniejszą one zapotrzebowanie na energię. Program wymaga dostarczenia skanu/oryginału podsumowania audytu energetycznego jako załącznika do wniosku o dofinansowanie. Jest to kluczowy dokument – na jego podstawie weryfikowany będzie plan inwestycji i spodziewany efekt ekologiczny.
Brak audytu przy składaniu wniosku: Co w sytuacji, gdy nie mamy jeszcze audytu? Regulamin przewiduje możliwość złożenia wniosku bez audytu, ale wtedy w terminie późniejszym i przed podpisaniem umowy o dofinansowanie będziemy wezwani do dostarczenia tego dokumentu. W praktyce więc brak audytu na starcie wstrzyma wypłatę dotacji. Dlatego zaleca się wykonać audyt energetyczny przed złożeniem wniosku o dofinansowanie. Koszt audytu jest częściowo refundowany – można go ująć w kosztach kwalifikowanych (dotacja pokryje do 1 200 zł netto na audyt plus 400 zł netto na świadectwo po inwestycji, razem 1 600 zł netto) dla najwyższego progu. Upewnij się, że audytor przekazał Ci podsumowanie audytu w wymaganym formacie (najczęściej to zestandardyzowany formularz z wyszczególnieniem parametrów budynku i zaleceń modernizacyjnych).
Świadectwo charakterystyki energetycznej (po inwestycji): Choć nie dotyczy etapu składania wniosku, warto wspomnieć: po zakończeniu realizacji przedsięwzięcia beneficjent musi uzyskać nowe świadectwo energetyczne budynku. Nie dołącza się go do wniosku początkowego, lecz będzie wymagane przy rozliczeniu dotacji (wniosku o płatność końcową). Świadectwo posłuży potwierdzeniu, że dzięki przeprowadzonej termomodernizacji budynek osiągnął wymagane oszczędności energii (obniżone zapotrzebowanie na ogrzewanie). Wykonanie świadectwa również zlecimy osobie z uprawnieniami (często może to być ten sam specjalista, który robił audyt). Pamiętaj, by zachować kopię świadectwa i przygotować je do rozliczenia końcowego.

Inne wymagane załączniki i oświadczenia do wniosku

Poza głównymi dokumentami jak tytuł własności, zaświadczenia o dochodach czy audyt, należy zgromadzić także inne załączniki i oświadczenia formalne. Oto one:

Zgody współwłaścicieli: Jeśli nieruchomość jest we współwłasności (ma więcej niż jednego właściciela), do wniosku obowiązkowo dołącz oświadczenie każdego współwłaściciela o wyrażeniu zgody na realizację przedsięwzięcia objętego wnioskiem. Takie oświadczenie powinno zawierać dane i podpis współwłaściciela. W praktyce, jeśli np. dom należy do małżeństwa lub rodzeństwa, każdy poza składającym wniosek musi podpisać zgodę. Można skorzystać z gotowego wzoru (dostępnego w dokumentach programowych) lub sporządzić samodzielnie oświadczenie.
Zgoda współmałżonka: Gdy wnioskodawca pozostaje w związku małżeńskim z ustawową wspólnotą majątkową, wymagana jest pisemna zgoda współmałżonka na zaciągnięcie zobowiązań w ramach umowy o dofinansowanie. Innymi słowy, małżonek musi podpisać, że zgadza się na to, byśmy ewentualnie podpisali umowę dotacji i przyjęli środki. Taki dokument również zawiera dane małżonka i jego podpis, i dołącza się go do wniosku. (Jeśli małżonkowie mają rozdzielność majątkową, zwykle wystarczy dołączyć kopię dokumentu potwierdzającego ten stan – ale to rzadkie sytuacje.)
Pełnomocnictwo (jeśli dotyczy): Czasami zdarza się, że wniosek w imieniu właściciela składa pełnomocnik – może to być np. członek rodziny, znajomy albo firma pośrednicząca/doradcza. W takiej sytuacji konieczne jest pełnomocnictwo do reprezentowania wnioskodawcy. Pełnomocnictwo musi być udzielone na piśmie, podpisane przez osobę, której dotyczy wniosek, i z załączoną opłatą skarbową (17 zł, jeśli wymagane). Warto skorzystać z wzoru pełnomocnictwa dostępnego w materiałach programu. Jeśli współmałżonek lub współwłaściciele także muszą wyrazić zgodę na pełnomocnictwo, ich podpisy również powinny się tam znaleźć (np. małżonek zgadza się, że pełnomocnik będzie załatwiał sprawy dotacji w imieniu obojga).
Zgoda na e-doręczenia: Standardowo do dokumentacji dołącza się oświadczenie wnioskodawcy o wyrażeniu zgody na elektroniczne doręczanie pism (np. przez e-mail lub przez portal gov.pl). Taka zgoda przyspiesza komunikację – WFOŚiGW może przesyłać decyzje, wezwania i inne pisma drogą elektroniczną zamiast tradycyjnym listem poleconym. Zgoda na e-doręczenia często jest już zawarta w treści formularza wniosku (jako jedno z oświadczeń, które zaznaczamy), ale jeśli nie, warto ją napisać i dołączyć.
Oświadczenie o starym źródle ciepła: Program „Czyste Powietrze” udziela dotacji m.in. na wymianę starego pieca na paliwo stałe. Warunkiem uzyskania dofinansowania na nowe źródło ciepła (np. pompę ciepła, kocioł gazowy) jest likwidacja dotychczasowego nieekologicznego kotła (tzw. kopciucha). We wniosku deklarujemy, że posiadamy kwalifikujące się stare źródło ciepła do wymiany. Często wymagane jest to potwierdzić poprzez oświadczenie lub udokumentować odpowiednio przy rozliczeniu. Już na etapie wniosku warto przygotować np. fotografię starego kotła z widocznym numerem tabliczki znamionowej lub uzyskać od kominiarza zaświadczenie o trwale wyłączonym piecu po jego demontażu. Przy rozliczeniu dotacji wymagany jest dokument potwierdzający zezłomowanie starego pieca lub protokół likwidacji. Choć nie zawsze jest to formalny załącznik do wniosku początkowego, dobrze mieć świadomość tego wymogu i przygotować odpowiednie dowody w trakcie inwestycji w składanych wnioskach o płatność.

Uwaga: Zanim złożysz wniosek, koniecznie sprawdź na oficjalnej stronie czystepowietrze.gov.pl aktualną listę wymaganych załączników i pobierz wzory dokumentów. W 2025 r. obowiązują nowe wersje formularzy – upewnij się, że używasz właściwych druków oświadczeń (np. zgoda współwłaściciela, pełnomocnictwo) i dołączasz wszystkie dokumenty zgodnie z najnowszą instrukcją. Brak nawet drobnego załącznika może wydłużyć procedurę, gdyż fundusz wezwie Cię do uzupełnienia wniosku w wyznaczonym terminie.

Decyzja funduszu i podpisanie umowy o dofinansowanie

Ocena wniosku: Po złożeniu kompletnego wniosku pozostaje czekać na jego rozpatrzenie przez właściwy WFOŚiGW (wojewódzki fundusz ochrony środowiska i gospodarki wodnej). Standardowo ocena formalna i merytoryczna trwa około 30 do 60 dni, choć może się wydłużyć w razie dużej liczby wniosków. Urzędnicy sprawdzają poprawność wniosku, kompletność załączników oraz kwalifikowalność inwestycji. Jeżeli czegoś brakuje lub dane wymagają wyjaśnienia, fundusz wezwie do uzupełnienia wniosku – masz na to zwykle 7, 10 lub 14 dni (termin podany w wezwaniu). Wezwanie może dotyczyć np. dostarczenia brakującego zaświadczenia, korekty kosztorysu lub wyjaśnienia niezgodności. Dlatego tak ważne jest złożenie wniosku zgodnie z wymaganiami – kompletny wniosek ma szansę przejść szybciej procedurę. Gdy wniosek pozytywnie przejdzie ocenę, WFOŚiGW wyda decyzję o przyznaniu dofinansowania.

Umowa o dofinansowanie: Kolejnym krokiem jest podpisanie umowy dotacji. Fundusz przygotowuje umowę o dofinansowanie, w której określone są szczegóły: kwota przyznanej dotacji, zakres przedsięwzięcia, termin jego realizacji, warunki wypłaty środków oraz obowiązki beneficjenta. Wnioskodawca (teraz już beneficjent) musi podpisać umowę – w zależności od praktyk funduszu albo następuje to osobiście w siedzibie WFOŚiGW, albo dokument jest wysyłany do podpisu (czasem elektronicznie, jeśli była zgoda na e-doręczenia). Uwaga: Jeśli wnioskujemy przez operatora (np. gminę), to operator może koordynować podpisanie umowy. Dla osób korzystających z prefinansowania (zaliczki) ważne jest, że wypłata zaliczki nastąpi dopiero po podpisaniu umowy i spełnieniu dodatkowych warunków – głównie weryfikacji przez operatora zawartych umów z wykonawcami i zgłoszenia dyspozycji wypłaty zaliczki. W praktyce podpisując umowę, potwierdzamy również, że zobowiązujemy się do realizacji inwestycji zgodnie z wnioskiem.

Czas na realizację inwestycji: Od momentu zawarcia umowy o dofinansowanie beneficjent ma wyznaczony czas na przeprowadzenie planowanych prac. Obecnie jest to 24 miesiące dla wszystkich poziomów dofinansowania. W tym okresie należy zrealizować wszystkie zaplanowane działania w ramach programu, czyli np. kupić i zainstalować nowe źródło ciepła, wykonać ocieplenie przegród, wymienić okna, zamontować instalacje OZE itp., zgodnie z zakresem zaakceptowanym we wniosku. Można prowadzić prace etapami lub całościowo – ważne, by zbierać faktury i dokumenty potwierdzające każdy wydatek, bo będą one potrzebne do rozliczenia dotacji. Jeśli w trakcie realizacji zajdą jakieś zmiany (np. zmiana wykonawcy, drobna modyfikacja zakresu), należy je zgłosić do WFOŚiGW – zazwyczaj umowa dopuszcza aneksy w uzasadnionych przypadkach. Pamiętaj również, że od momentu podpisania umowy aż do wypłaty dotacji nie możesz zmienić przeznaczenia budynku ani go sprzedać. Gdyby dom został zbyty lub przestał pełnić funkcję mieszkalną przed wypłatą dofinansowania, dofinansowanie może zostać cofnięte. Dlatego wszelkie decyzje o ewentualnej sprzedaży domu odłóż na czas po rozliczeniu projektu (lub przenieś umowę dotacji na nabywcę za zgodą funduszu, co jest skomplikowane).

Rozliczenie dotacji – wniosek o płatność i wymagane dokumenty

Zakończenie prac: Gdy wszystkie zaplanowane prace zostaną ukończone, nadchodzi moment, by rozliczyć dotację. W tym celu beneficjent składa do funduszu wniosek o płatność, zwany też wnioskiem o rozliczenie dotacji. Jest to również składane w systemie GWD (lub papierowo, jeśli umowa tak przewiduje). Wniosek o płatność końcową to formalne potwierdzenie, że zrealizowaliśmy przedsięwzięcie zgodnie z umową i teraz prosimy o wypłatę dofinansowania. Ważne, aby złożyć ten wniosek w terminie określonym w umowie (np. do 30 dni od zakończenia prac lub do konkretnej daty). Przed złożeniem wniosku upewnij się, że masz skompletowane wszystkie wymagane przy rozliczeniu dokumenty potwierdzające realizację inwestycji.

Dokumenty do rozliczenia: Do wniosku o płatność należy dołączyć szereg załączników, które dowodzą, że inwestycja została wykonana prawidłowo i zgodnie z celem programu. Oto najważniejsze z nich:

Faktury lub rachunki – czyli dowody poniesienia kosztów kwalifikowanych. Muszą to być imienne faktury/rachunki wystawione na beneficjenta (lub współmałżonków, jeśli dotacja jest dla małżeństwa). Dokumenty te powinny obejmować wszystkie prace i zakupy objęte dotacją (np. faktura za kocioł, za usługę montażu pompy ciepła, za materiały izolacyjne, za wykonanie audytu i świadectwa itp.). Sumaryczna kwota na tych fakturach stanowi podstawę do wyliczenia dotacji – fundusz zwróci odpowiedni % tych kosztów (zgodnie z poziomem dofinansowania i limitami). Pamiętaj, że VAT nie jest kosztem kwalifikowanym – dotacja liczona jest od kwot netto, więc też faktury muszą być wystawione poprawnie. Zaleca się uporządkować faktury, ponumerować je i wypisać listę (zestawienie kosztów) dołączaną do wniosku o płatność.
Protokoły odbioru prac – czyli dokumenty potwierdzające, że prace zostały wykonane i odebrane przez inwestora. Jeśli korzystałeś z usług wykonawcy (np. instalatora, firmy ociepleniowej), powinieneś sporządzić protokół odbioru robót podpisany przez Ciebie (inwestora) i wykonawcę. Wzór takiego protokołu często jest dostępny w dokumentacji programu. Do wniosku rozliczeniowego dołącz co najmniej protokoły odbioru najważniejszych prac (np. montaż kotła/pompy ciepła, wykonanie ocieplenia), a jeżeli prace wykonywałeś częściowo samodzielnie (systemem gospodarczym), złóż stosowne oświadczenie, że dana czynność została zrealizowana. Protokoły odbioru są dowodem na to, że inwestycja faktycznie została zrealizowana zgodnie z umową i zakresem rzeczowym.
Świadectwo charakterystyki energetycznej (po inwestycji): Jak wspomniano wcześniej, po zakończeniu prac musisz uzyskać nowe świadectwo energetyczne budynku. Teraz należy dostarczyć je funduszowi. Świadectwo powinno wykazywać zmniejszenie zapotrzebowania na energię do ogrzewania domu (wymagany efekt ekologiczny programu). Do wniosku o płatność załącz kopię świadectwa charakterystyki energetycznej sporządzonego po termomodernizacji. Upewnij się, że świadectwo jest kompletne, podpisane przez uprawnioną osobę i zawiera obliczenia zgodne z normami. Jest to kluczowy dokument z punktu widzenia rozliczenia – potwierdza on, że dotacja przełożyła się na realną poprawę efektywności energetycznej budynku.
Potwierdzenie likwidacji starego źródła ciepła: Jeśli dotacja obejmowała wymianę kotła na paliwo stałe, Fundusz zawsze poprosi o dowód, że stary piec został zutylizowany. Takim dowodem może być np. zaświadczenie z demontażu (np. od firmy złomującej kocioł, od kominiarza lub wystawione przez wykonawcę montującego nowy piec) albo protokół zezłomowania kotła. Często wystarcza też dokument potwierdzający unieszkodliwienie starego urządzenia wystawiony przez uprawnioną firmę. Dołącz ten dokument do rozliczenia, aby pokazać, że wyeliminowałeś tzw. kopciucha z użytku.
Dokumentacja fotograficzna (opcjonalnie): Niektóre WFOŚiGW wymagają załączenia zdjęć przed i po inwestycji. Choć nie jest to zawsze obowiązkowe, warto zrobić zdjęcia starego systemu ogrzewania, stanu domu przed ociepleniem oraz ujęcia po wykonaniu prac. Jeśli fundusz poprosi o takie fotografie, będziesz je mieć gotowe. Dokumenty programowe często zawierają listę opcjonalnych załączników – lepiej przygotować więcej dowodów niż za mało.

Po złożeniu wniosku o płatność z kompletem załączników, WFOŚiGW przystąpi do jego weryfikacji.

Weryfikacja i wypłata: Pracownicy funduszu (często we współpracy z operatorem, jeśli był zaangażowany) szczegółowo sprawdzą Twój wniosek o płatność. Będą porównywać zrealizowany zakres prac i kwoty z umową o dofinansowanie ( w tym ze szczegółowym zakresem określonym w audycie energetycznym), sprawdzą zgodność faktur z przedstawionym zakresem, zweryfikują świadectwo energetyczne oraz inne dokumenty. Jeśli coś się nie zgadza (np. wydatki odbiegają od planu, brak jakiegoś dokumentu), Fundusz wezwie do wyjaśnień lub uzupełnień. Gdy wszystko jest w porządku, zapadnie decyzja o wypłacie dotacji. Dotacja (refundacja kosztów) zostanie przelana na wskazany rachunek bankowy beneficjenta w terminie określonym przez WFOŚiGW – z doświadczenia to zwykle kilka tygodni od pozytywnej weryfikacji, maksymalnie do około 30-60 dni. W przypadku osób, które otrzymały wcześniej zaliczkę, Fundusz wypłaci pozostałą część dotacji z uwzględnieniem już przekazanej kwoty (czyli dopełnienie do 100% przyznanej dotacji). Warto monitorować konto bankowe i upewnić się, że płatność dotarła. Max. Termin rozliczenia zaliczki jest 120 dni kalendarzowych. O zakończeniu procedury zostaniesz też poinformowany oficjalnym pismem/mailem.

Okres utrzymania efektów: Otrzymanie dotacji to jeszcze nie koniec obowiązków. W umowie o dofinansowanie beneficjent zobowiązuje się do utrzymania inwestycji przez co najmniej 5 lat od wypłaty dotacji. W praktyce oznacza to, że przez 5 lat nie możesz usunąć dofinansowanych urządzeń ani zmienić ich przeznaczenia na mniej ekologiczne. Przykładowo: jeśli dostałeś dotację na pompę ciepła, musisz użytkować ją jako główne źródło ogrzewania przez 5 kolejnych lat – nie wolno Ci wrócić do starego pieca ani sprzedać pompy. Podobnie, ocieplonych ścian nie wolno „odkryć” ani zniszczyć efektów termomodernizacji. NFOŚiGW oraz WFOŚiGW mają prawo skontrolować w tym okresie, czy utrzymujesz tzw. trwałość projektu. Kontrola może polegać np. na oględzinach lub wezwaniu do przedłożenia jakichś dokumentów (np. rachunków za energię). Jeśli by się okazało, że beneficjent nie wywiązał się z utrzymania efektu ekologicznego (np. zdemontował urządzenie), fundusz może zażądać zwrotu wypłaconej dotacji. Na szczęście zdecydowana większość beneficjentów korzysta zgodnie z przeznaczeniem z dofinansowanych inwestycji – w końcu celem jest niższe zużycie energii i czystsze powietrze dla wszystkich.

Dokumenty programowe, instrukcje i pomoc w przygotowaniu wniosku

Dokumentacja programu: Program „Czyste Powietrze” jest dość złożony, dlatego przed wypełnieniem wniosku warto poświęcić czas na zapoznanie się z oficjalnymi materiałami. Na stronie programu i stronach WFOŚiGW dostępne są dokumenty programowe do pobrania – szczególnie przydatne to: Program Priorytetowy „Czyste Powietrze” (pełny opis zasad programu), aktualny Regulamin naboru wniosków, wzór wniosku o dofinansowanie (PDF) oraz instrukcja wypełniania wniosku o dofinansowanie krok po kroku. W dokumentacji znajdziesz też załącznik z listą kosztów kwalifikowanych i limitami dotacji oraz wzory wymaganych oświadczeń (np. zgód współwłaścicieli, protokołu odbioru prac). Koniecznie przejrzyj te materiały – dzięki temu dowiesz się, na co dokładnie możesz otrzymać dofinansowanie w ramach programu, jakie są warunki techniczne (np. minimalne wymagania dla kotłów, okien, ocieplenia), a także unikniesz najczęstszych błędów przy wypełnianiu wniosku. Aktualne dokumenty nowego programu Czyste Powietrze 2025 opublikowano 31.03.2025 r., więc upewnij się, że korzystasz właśnie z tych (starsze wersje z 2021–2024 są już nieaktualne). Dokumentacja jest dostępna w formacie PDF – możesz ją pobrać ze strony gov.pl lub czystepowietrze.gov.pl.

Konsultacje w gminie: Nie jesteś sam w całym tym procesie. Warto skorzystać z sieci punktów konsultacyjnych utworzonych przy gminach i WFOŚiGW. W wielu urzędach gmin działają ekodoradcy lub doradcy energetyczni, którzy bezpłatnie pomogą Ci w przygotowaniu wniosku. Możesz się umówić na spotkanie, zabrać ze sobą zebrane dokumenty (księgę wieczystą, zaświadczenia, audyt) i wspólnie z doradcą wypełnić wniosek krok po kroku. Takie konsultacje są bardzo pomocne, zwłaszcza jeśli nie masz pewności, jak wpisać dane z audytu, jak poprawnie obliczyć dochód na osobę, czy po prostu chcesz, by ktoś doświadczony sprawdził kompletność Twoich dokumentów. Gminy pełnią rolę operatorów programu, więc zwłaszcza jeśli kwalifikujesz się do najwyższego poziomu dofinansowania lub dotacji z prefinansowaniem, zgłoś się do swojej gminy – tam przyjmą Twój wniosek i przekażą go do właściwego WFOŚiGW. To znacznie wygodniejsze i daje pewność, że formalności zostaną dopełnione prawidłowo.

Wsparcie ekspertów (Adenergo): Na rynku działają również firmy specjalizujące się w doradztwie dotacyjnym oraz przygotowaniu dokumentacji do programów takich jak „Czyste Powietrze”. Jeśli brak Ci czasu lub obawiasz się samodzielnie wypełniać dokumenty, możesz skorzystać z pomocy takich ekspertów od pozyskiwania dotacji. Przykładowo firma Adenergo oferuje dla swoich klientów Pakiet Start Czyste Powietrze za symboliczną opłatą 1 zł – w ramach tego pakietu otrzymasz wstępny audyt energetyczny Twojego domu, ocenę szans na dofinansowanie oraz rekomendacje najlepszych rozwiązań. Adenergo może także kompleksowo przygotować audyt energetyczny (spełniający wymogi programu) oraz pomóc w wypełnieniu wniosku i zebraniu wszystkich załączników. Dzięki temu masz pewność, że dokumentacja będzie kompletna, a wniosek w generatorze wypełniony bez błędów. Eksperci zadbają o każdy szczegół – od poprawnego wyliczenia dochodu, przez właściwe określenie zakresu prac i kosztów, po złożenie wniosku przez portal gov.pl. Skorzystanie z profesjonalnej pomocy zwiększa szansę na uzyskanie maksymalnego dofinansowania (np. dobranie optymalnego zakresu prac, aby załapać się na wyższy poziom dotacji) i odciąża Cię z formalności. Adenergo i podobne firmy pozostają z klientem także na etapie rozliczenia – pomagają przygotować wniosek o płatność, sprawdzają faktury, wypełniają protokoły. Dzięki temu cała procedura staje się mniej stresująca, a Ty możesz skupić się na realizacji inwestycji.

Podsumowanie korzyści: Uzyskanie dotacji z programu „Czyste Powietrze” wymaga pewnego wysiłku organizacyjnego i zgromadzenia wielu dokumentów, ale gra jest warta świeczki. Nagrodą jest znaczące dofinansowanie, które pokryje sporą część kosztów Twojej inwestycji ekologicznej. W praktyce możesz zaoszczędzić od kilku do nawet kilkuset tysięcy złotych (w zależności od zakresu prac i poziomu dotacji). Dzięki temu łatwiej będzie Ci wymienić stary piec na nowoczesne, zielone źródło ciepła i przeprowadzić docieplenie domu jednorodzinnego. Efektem będzie nie tylko czystsze powietrze w okolicy (eliminacja smogu), ale także niższe rachunki za ogrzewanie i większy komfort cieplny w Twoim domu. W 2025 r. program dysponuje ogromnym budżetem (10 mld zł z Funduszu Modernizacyjnego) i nabór wniosków ma charakter ciągły – potrwa do wyczerpania środków, planowo do 2029 r. Nie trzeba się więc martwić, że zabraknie funduszy z dnia na dzień, ale im szybciej złożysz wniosek, tym prędzej otrzymasz wsparcie i zrealizujesz inwestycję. Zachęcamy do działania: złóż wniosek o dofinansowanie i skorzystaj z możliwości, jakie daje program „Czyste Powietrze”. Poprawisz standard swojego domu, zwiększysz jego wartość, a jednocześnie przyczynisz się do ochrony środowiska. Powodzenia!